Un director de ventas envió por correo electrónico a su asistente un folleto comercial para una reunión y le pidió que imprimiera diez copias. La asistente preparó el trabajo a tiempo para la reunión. Cuando el director hojeó los folletos, se enojó con ella. Era la versión equivocada. La asistente se sintió mortificada porque siempre estaba al tanto de todo. ¿Cómo iba a saber qué versión quería? Imposible leer la mente de otra persona.
Este es un claro ejemplo de mala comunicación. Una comunicación interna y externa eficaz es esencial para evitar malentendidos, confusión e incluso animadversión en el trabajo. Si el director de ventas hubiera dicho claramente lo que necesitaba y hubiera chequeado la versión del folleto que envió por correo electrónico, la asistente habría tenido una idea clara de lo que se esperaba de ella, y ambos habrían quedado satisfechos con el resultado.
La importancia de una comunicación eficaz en el lugar de trabajo
La primera y más obvia ventaja de comunicarse eficazmente son las interacciones exitosas con colegas y clientes. Incluso podemos mejorar nuestras posibilidades de ascenso. Por otro lado, una comunicación deficiente reduce la satisfacción en el trabajo y la productividad, lo que, a su vez, repercute en la empresa.
En tiempos de incertidumbre o cambio, los colaboradores pueden sentirse inseguros si están mal informados sobre el impacto de esos cambios en sus funciones y su moral también se verá afectada. Como resultado, experimentan una falta de confianza y bajan los niveles de compromiso y productividad, y aumenta el ausentismo.
Algunas estadísticas
El 25% dice haber aumentado su productividad gracias a una comunicación eficaz (Pumble.com, 2021).
El 23% del tiempo dedicado a la comunicación empresarial se emplea en interacciones en persona.
El 80% de los empleados estadounidenses sienten ansiedad en el lugar de trabajo causada por una comunicación ineficaz.
El 60% de los trabajadores experimentan un mayor agotamiento causado por las comunicaciones digitales.
Barreras para una comunicación eficaz
Algunas de nuestras actitudes pueden actuar como barreras para una comunicación eficaz. Debemos ser conscientes de ellas e intentar corregirlas para comunicarnos con eficacia. La falta de atención durante una conversación es muy común, especialmente cuando hacemos diez cosas a la vez. La falta de feedback también puede llevar a una mala comunicación. El abuso de los correos electrónicos puede entorpecer la comunicación, a veces una charla rápida es más eficaz. Por último, la comunicación eficaz viene de arriba. Una organización necesita modelos de conducta en la cima de la jerarquía que demuestren una buena comunicación.
Las 7 C de una comunicación eficaz
Para aumentar tu productividad, debes transmitir mensajes atractivos y eficaces, ya sea por correo electrónico, llamadas, memorandos, etc. Por lo tanto, tu mensaje debe ser
CLARO: Que SE destaque el propósito de tu mensaje.
CONCISO: Se breve y evitá las repeticiones y las palabras innecesarias.
CONCRETO: Concentrate en tu mensaje principal para dar a tu audiencia una idea clara.
CORRECTO: Comprobá que no haya errores de hecho ni erratas para dar una imagen pulida y profesional.
COHERENTE: El mensaje fluye de forma lógica y todos los puntos clave son relevantes para el tema principal.
COMPLETO: Proporciona toda la información necesaria para que tu audiencia pueda tomar una decisión o emprender una acción.
CORTÉS: Mantené un tono cordial y abierto y mostrá empatía.
Competencias comunicacionales
Escuchar es crucial en la comunicación interpersonal e implica una decisión consciente de comprender el mensaje. Del mismo modo, la escucha activa significa centrarse plenamente en el interlocutor sin interrupciones, mostrando interés y proporcionando retroalimentación.
Hacer preguntas eficaces, como preguntas abiertas, de sondeo, capciosas o hipotéticas, es una habilidad que puede adquirirse con la práctica consciente. Además, ser consciente de uno mismo ayuda a estar más abierto a los comentarios y a comunicarse con más sinceridad. Del mismo modo, tener empatía ayuda a considerar la perspectiva del interlocutor y a demostrar que le importa.
La adaptabilidad te permite adecuar tu estilo de comunicación a la situación. Por último, la capacidad de generar confianza y establecer relaciones es crucial en el trabajo y en la vida.
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La comunicación eficaz es clave, sobre todo cuando se trata con clientes internacionales e incluso con miembros del equipo de distintos países. English Services ofrece capacitación en idiomas para empresas en forma de clases semipresenciales, programas de doble impacto, talleres y clubes de conversación en inglés de negocios, italiano, francés, alemán, portugués y español.
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